6 ข้อเตรียมตัวให้พร้อม ก่อนออกบูธแสดงสินค้า
ก่อนตัดสินใจเข้าร่วมงานแสดงสินค้า ผู้ประกอบการธุรกิจต้องศึกษาข้อมูลพื้นฐานก่อนตัดสินใจเข้าร่วมออกบูธ เพราะการเข้าร่วมออกบูธแต่ละงานจะมีรูปแบบการจัดไม่เหมือนกัน ค่าใช้จ่ายมีความแตกต่างกัน กลุ่มลูกค้าเป้าหมายก็มีความแตกต่างกันด้วย รวมถึงสถานที่ที่ใช้จัดงานแสดงสินค้าก็อาจไม่ใช่ที่เดียวกันด้วย ดังนั้น ผู้ประกอบการควรเลือกงานแสดงสินค้าให้เหมาะสมกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด
1.ศึกษาข้อมูลพื้นฐานของงานออกบูธแสดงสินค้า
ก่อนตัดสินใจเข้าร่วมออกบูธ เจ้าของธุรกิจต้องทราบรายละเอียดของงานอย่างถี่ถ้วน เพื่อเลือกงานแสดงสินค้าให้ตรงตามวัตถุประสงค์ โดยคุณต้องดูข้อมูลการจัดงานคร่าวๆว่า ตรงตามประเภทธุรกิจของตัวเองหรือไม่ ตรงตามกลุ่มเป้ามายทางการตลาด ดังนั้น คุณต้องทราบก่อนว่างานดังกล่าวเป็นการจัดงานรูปแบบใด เป็นการรวมธุรกิจทุกประเภท หรือแยกตามประเภท จำนวนตัวเลขผู้เข้าร่วมงานและผู้เข้าชมงานในปีก่อนๆ นอกจากนี้ คุณต้องดูความสำเร็จของงานแสดงในปีก่อนๆ การประชาสัมพันธ์ของผู้จัดงาน สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ภายในงาน ตลอดจนการเดินทางมีความสะดวกมากน้อยแค่ไหน ค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมออกบูธ รวมถึงระยะเวลาในการจองเข้าร่วมงานแสดงสินค้าด้วย
2.กำหนดเป้าหมายของการเข้าร่วมงานออกบูธแสดงสินค้าให้ชัดเจน
เจ้าของธุรกิจจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนว่า เหตุใดจึงเข้าร่วมงานออกบูธนั้น ๆ เช่น เพื่อประชาสัมพันธ์ธุรกิจ และประชาสัมพันธ์สินค้าหรือบริการให้เป็นที่รู้จักในวงกว้าง หรือเพื่อต้องการหาตัวแทนจำหน่าย เพื่อขยายธุรกิจ ขยายฐานกลุ่มลูกค้า เพื่อทดลองสินค้าในตลาด เพื่อสำรวจตลาด-คู่แข่ง ฯลฯ
3.ต้องรู้ว่าลูกค้าเป้าหมายเป็นใครบ้าง
ก่อนการเข้าร่วมออกบูธแสดงสินค้า เจ้าของธุรกิจต้องทราบว่ากลุ่มลูกค้าเป้าหมายของคุณเป็นใคร มาจากไหน เป็นผู้เข้าร่วมงานแสดงสินค้าหรือเปล่า หรือเป็นกลุ่มผู้เข้าชมงาน หรือเป็นผู้ค้าส่ง ซึ่งถ้าคุณรู้ว่ากลุ่มลูกค้าเป้าหมายเป็นใครแล้ว จะช่วยให้คุณสามารถนำเสนอธุรกิจและผลิตภัณฑ์ได้ตรงตามความต้องการของลูกค้าได้ ไม่ว่าจะเป็น โบชัวร์ เทคนิคดึงดูดคามสนใจ เป็นต้น
4.ศึกษาคู่มือการเข้าร่วมออกบูธแสดงสินค้าอย่างละเอียด
เมื่อเลือกงานออกบูธและสมัครเข้าร่วมงานเรียบร้อยแล้ว คุณศึกษาคู่มือการออกบูธแสดงสินค้าอย่างละเอียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเข้าร่วมงานแสดงสินค้าเป็นครั้งแรก คุณจำเป็นต้องรู้ว่า สัญญาค่าเช่าบูธเป็นอย่างไร รายละเอียดของสิ่งของหรืออุปกรณ์ที่ผู้จัดเตรียมไว้ให้ ขนาดพื้นที่ของบูธ การเตรียมสินค้าและอุปกรณ์เพื่อนำไปออกบูธ ช่วงเวลาการนำสินค้าเข้าร่วมงาน พื้นที่สำหรับเก็บสินค้าและอุปกรณ์ สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในงาน แผนผังพื้นที่การจัดงาน แผนผังการเข้า-ออก แผนผังเวทีกลาง ตลอดจนข้อห้าพึงปฏิบัติในการออกบูธแสดงสินค้านั้น ๆ
5.การเชิญชวนลูกค้าเข้าร่วมงานออกบูธแสดงสินค้า
นอกจากผู้จัดงานแสดงสินค้าจะประชาสัมพันธ์การจัดงานให้เป็นที่รู้จักแล้ว เจ้าของบูธแสดงสินค้าที่เข้าร่วมออกบูธก็สามารถที่จะเชิญชวนผู้ที่สนใจ หรือกลุ่มลูกค้าเก่า ลูกค้าใหม่ เข้าร่วมชมงานและเยี่ยมบูธของตัวเองก็ได้ โดยอาศัยช่องทางต่าง ๆ เช่น การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ตามสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อออนไลน์ต่าง ๆ การส่งจดหมายเชิญชวนลูกค้าโดยตรงทางอีเมล์ ทางโทรศัพท์ หรือประชาสัมพันธ์เชิญชวนลูกค้าบนเว็บไซต์ของบริษัท ระบุสถานที่จัดงาน การเดินทาง ตำแหน่งบูธ
6.เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ บุคลากร สินค้า ก่อนเข้าร่วมออกบูธแสดงสินค้า
ก่อนที่เจ้าของธุรกิจจะเข้าร่วมออกบูธแสดงสินค้า จำเป็นต้องมีสิ่งเหล่านี้ไปด้วย เช่น นามบัตรมีชื่อที่อยู่ติดต่อได้สะดวก ทีมงาน ชุดยูนิฟอร์มสวมใส่ในงาน พริตตี้ ล่าม โบร์ชัวร์ แผ่นพับ ใบปลิว สิ่งของแจกสมนาคุณลูกค้าในงาน ปลั๊กไฟฟ้า โต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ โทรทัศน์เพื่อฉายวิดีโอนำเสนอสินค้า แผ่นป้ายโฆษณาสินค้าและธุรกิจ หลอดไฟเพิ่มสว่างหรือเพิ่มสีสันให้กับบูธ รวมไปถึงเครื่องจักรและอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการประกอบอาหาร เครื่องดื่ม กาแฟ สินค้าทดลอง